Datenerfassung
Teil von Kennzahlen validieren: 5 Schritte zu Definition, Quelle und Plausibilität
Kennzahlen validieren: Dokumentation und Versionierung von Prüfungen
Kennzahlen dokumentieren und versionieren: Pflichtfelder, Ablauf und Aufbewahrung nach DIN ISO 8000 und IDW für nachvollziehbare Prüfungen im Datenmanagement.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Jede Prüfung erhält vor dem Start eine Prüf-ID, ein Datum und eine verantwortliche Person.
- Pflichtfelder sind Kennzahl, Datenstand, Quelle, Regel, Ergebnis, Kommentar und Freigabe.
- Geprüfte Stände werden unverändert abgelegt und fortlaufend versioniert, alte Fassungen bleiben lesbar.
- DIN ISO 8000-61 ordnet Prüfungen in ein Prozessreferenzmodell ein, IDW PS 980 verlangt schriftliche Nachweise.
- Aufbewahrungsfristen richten sich nach § 257 HGB und § 147 AO.
Pflichtfelder für das Prüfprotokoll
Ein Prüfprotokoll ist erst vollständig, wenn ein Dritter die Prüfung ohne Rückfrage nachvollziehen kann. Die folgenden Felder gelten für manuelle Kontrollen wie für automatische Regelwerke. Sie werden beim Anlegen der Prüfung gefüllt und danach nur noch ergänzt.
| Feld | Inhalt | Beispiel (fiktiv) |
|---|---|---|
| Prüf-ID | eindeutige Kennung | KZ-2025-014 |
| Kennzahl | Name und Definition | Umsatz je Kunde |
| Datenstand | Stichtag und Extraktionszeit | 31.03.2025, 06:00 Uhr |
| Quelle | System, Tabelle, Schnittstelle | Data Warehouse, Fakt_Umsatz |
| Regel | Regelkennung, Version, Schwelle | R-07, Version 3, Toleranz 2 Prozent |
| Ergebnis | Wert, Abweichung, Bewertung | 12,45 EUR, Abweichung 3,1 Prozent |
| Freigabe | Name, Rolle, Datum | Vier-Augen-Freigabe, Version V1.0 |
Zwei Felder entscheiden über die Belastbarkeit: Datenstand und Regelversion. Ohne Stichtag lässt sich ein Ergebnis später nicht reproduzieren. Die Normenreihe DIN ISO 8000-61 ordnet solche Prüfungen in ein Prozessreferenzmodell für Datenqualitätsmanagement ein. Wie Normen aufgebaut sind und wer sie erarbeitet, beschreibt Aufbau und Geltung von DIN-Normen.
Feldinhalte werden aus dem Quellsystem übernommen, nicht abgetippt. Eine Prüfsumme über den Auszug belegt, dass der Stand später unverändert vorliegt.
Prüfung in fünf Schritten dokumentieren
Der Ablauf folgt dem tatsächlichen Prüfverlauf. Zuständig ist die jeweils genannte Rolle.
- Anlegen, Tag 0, Prüfer: Prüf-ID vergeben, Kennzahl, Stichtag, Anlass und Auftraggeber im Kopf festhalten.
- Datenstand sichern, Tag 0, Datenmanagement: Auszug erstellen, Extraktionszeit und Prüfsumme notieren, Ablage auf unveränderlichem Speicher.
- Regel anwenden, Tag 1, Prüfer: Regelversion, Parameter und Schwellenwert eintragen, Zwischenergebnisse mitschreiben.
- Bewerten, Tag 1 bis 2, Prüfer und Fachbereich: Abweichung, Ursache und Kommentar ergänzen, offene Punkte mit Frist versehen.
- Freigeben, Tag 3, Prüfungsleitung: Ergebnis im Vier-Augen-Prinzip bestätigen, Version setzen, Protokoll gegen Änderung sperren.
Nach jedem Schritt werden Datum und Kürzel eingetragen. Nach der Freigabe ist das Protokoll schreibgeschützt. Korrekturen laufen über eine neue Version, nicht über das Überschreiben der alten. Zeitangaben sind relativ zum Prüfstart zu lesen. Bei monatlichen Kennzahlen beginnt die Prüfung am ersten Arbeitstag nach Monatsabschluss.
Versionierung von Prüfständen
Versionen werden fortlaufend nummeriert, etwa V1.0, V1.1 und V2.0. Die Hauptnummer wechselt bei inhaltlichen Änderungen, die Unternummer bei Kommentaren und Formalien.
Zu jeder Version gehören Datum, Verantwortlicher, Änderungsgrund und der Verweis auf die Vorgängerversion. Der Bezug zum Bericht wird mitgeführt, damit eine veröffentlichte Kennzahl auf den geprüften Stand zeigt.
Wie Revisionen gekennzeichnet und begründet werden, hält die Eurostat-Richtlinie zu Datenrevisionen für die amtliche Statistik fest. Für den Betrieb genügt dieselbe Regel: alte Stände bleiben lesbar, gelöscht wird erst nach Ablauf der Frist.
Bewährt hat sich eine Ablage je Kennzahl und Jahr, etwa kennzahlen/umsatz-je-kunde/2025. Innerhalb des Ordners liegt je Version eine Datei mit Protokoll, Datenauszug und Regeldefinition. Leseberechtigungen gelten für Prüfer und Fachbereich, Schreibrechte nur für das Datenmanagement. Die aktuelle Version wird im Bericht genannt. Wer eine ältere Fassung zitiert, nennt Versionsnummer und Datum.
Normen, Maßstäbe und Fristen
Für Prüfungen im Umfeld des Rechnungswesens ist der IDW-Standard PS 980 einschlägig. Er regelt die Prüfung von Compliance-Management-Systemen und verlangt, dass Ziele, Organisation und Überwachung schriftlich festgehalten werden. Ein Kennzahlenprotokoll führt deshalb Regel, Nachweis, Verantwortlichen und Datum.
Die Dokumentation trennt drei Dinge: den geprüften Datenstand, die angewandte Regel und das Ergebnis. Diese Trennung erlaubt es, eine Regel später erneut anzuwenden, ohne den historischen Stand zu verändern.
Versionierte Protokolle, die der Buchführung zugrunde liegen, unterliegen den Fristen des § 257 HGB. Bücher, Inventare und Abschlüsse sind zehn Jahre aufzubewahren, Handelsbriefe sechs Jahre. Steuerlich gelten die Fristen des § 147 AO. Eine Sperre verhindert nachträgliche Änderungen an freigegebenen Dateien.
Häufige Fragen
Welche Pflichtfelder gehören in jedes Prüfprotokoll?
Prüf-ID, Kennzahl, Datenstand mit Extraktionszeit, Quelle, Regel mit Version und Schwelle, Ergebnis sowie Freigabe mit Name und Datum.
Wie werden Prüfprotokolle versioniert?
Fortlaufend nummeriert, mit Änderungsgrund, Verantwortlichem und Verweis auf die Vorgängerversion. Alte Stände bleiben unverändert abgelegt.
Welche Rolle spielen DIN ISO 8000 und IDW?
DIN ISO 8000-61 liefert das Prozessmodell für Datenqualität. IDW PS 980 setzt den Maßstab für schriftliche Nachweise bei Prüfungen im Rechnungswesen.
Wie lange müssen Kennzahlenprüfungen aufbewahrt werden?
Soweit ein Protokoll der Buchführung zugrunde liegt, gilt eine Frist von zehn Jahren nach § 257 HGB. § 147 AO regelt die steuerliche Aufbewahrung, ebenfalls zehn Jahre für Bücher und Aufzeichnungen.