Datenerfassung
Teil von Berichte für Entscheidungen aufbauen: Management Summary, Maßstab und fünf Prüfschritte
Berichte erstellen Checkliste für Adressat, Umfang und Freigabe
Checkliste für Berichte: Adressat bestimmen, Detailtiefe festlegen, Pflichtangaben prüfen, Freigabe regeln und Aufbewahrungsfristen nach HGB und AO beachten.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Adressat namentlich und Zweck des Berichts schriftlich festhalten, bevor Daten erhoben werden.
- Detailtiefe in drei Stufen planenÜberblick, Analyse, Nachweis.
- Fünf Pflichtangaben prüfenTitel und Verfasser, Berichtszeitraum, Kennzahlendefinition, Datenquellen, Freigabevermerk.
- Freigabe schriftlich mit Name, Datum und Versionsstand, vorher fachliche Prüfung durch die datenliefernde Stelle.
- Aufbewahrung nach § 257 HGB und § 147 AOzehn Jahre für Bücher und Abschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für Handelsbriefe.
Berichts-Checkliste
- Adressat und Zweck festlegen
- Detailtiefe in drei Stufen wählen
- Kennzahlen mit Definition dokumentieren
- Freigabe schriftlich erteilen
- Aufbewahrungsfristen vor Versand klären
Adressat und Zweck bestimmen
Wer den Bericht liest, entscheidet über den Inhalt. Die Geschäftsführung braucht verdichtete Kennzahlen, Abweichungen und Handlungsbedarf. Ein Fachbereich benötigt Einzelfälle, Buchungsbelege und Ursachen. Die Revision prüft Prozesse, Nachweise und Plausibilität, nicht nur Summen.
Halten Sie den Adressaten namentlich fest, nicht als Gruppe. Vermerken Sie den Anlass: Monatsabschluss, Projektbericht, Jahresabschlussvorbereitung oder Sonderauswertung. Notieren Sie die Entscheidung, die der Bericht vorbereitet. Fehlt dieser Bezug, wächst der Umfang schneller als der Nutzen.
Enthält der Bericht personenbezogene Daten, etwa Lohn- und Personalkosten, prüfen Sie Verteiler und Aufbewahrung zusätzlich datenschutzrechtlich; das BfDI stellt dazu Basiswissen für die Datenverarbeitung bereit. Vermerken Sie im Berichtskopf, wer Kopien erhält und ob eine Weitergabe zulässig ist.
Detailtiefe und Umfang festlegen
Leiten Sie die Detailtiefe aus Adressat und Zweck ab. Drei Stufen haben sich bewährt:
Inhalt
- Überblick
- Kennzahlen, Vorjahresvergleich
- Analyse
- Abweichungen mit Ursachen
- Nachweis
- Einzelfälle mit Belegverweis
Umfang
- Überblick
- eine Seite
- Analyse
- drei bis fünf Seiten
- Nachweis
- nach Umfang
Typischer Adressat
- Überblick
- Geschäftsführung
- Analyse
- Bereichsleitung
- Nachweis
- Revision, Aufsicht
Setzen Sie Stichtag, Berichtszeitraum und Währung fest, bevor Sie Daten erheben. Klären Sie, welche Datenquellen zulässig sind und wer sie liefert. Prüfen Sie Periodenabgrenzung und Konsistenz mit dem Rechnungswesen. Wie eine belastbare Kennzahlendefinition aufgebaut ist, zeigen die Qualitätsberichte des Statistischen Bundesamtes.
Jede zusätzliche Auswertungsstufe kostet Zeit in der Erstellung und in der Prüfung. Legen Sie deshalb vorab fest, welche Auswertungen entfallen können. Ein Bericht mit drei belastbaren Kennzahlen schlägt eine Sammlung mit zwanzig ungeprüften Werten.
Pflichtangaben und Darstellung
Diese fünf Angaben gehören in jeden Bericht:
- Titel, Verfasser, Adressat und Datenstand.
- Berichtszeitraum mit Abgrenzung zur Vorperiode.
- Kennzahlendefinition mit Quelle und Berechnungsweg.
- Verwendete Datenquellen und Systeme.
- Freigabevermerk mit Name und Datum.
Grafiken brauchen dieselben Angaben wie Tabellen: Achsenbeschriftung, Einheit, Datenstand und Quelle. Verzichten Sie auf Diagrammtypen, die Mengen allein über Flächengrößen vergleichen. Steht eine Kennzahl in mehreren Berichten, muss sie überall gleich berechnet werden.
Freigabe in fünf Schritten
- Entwurf erstellen und offene Punkte kennzeichnen.
- Zahlen durch die datenliefernde Stelle fachlich prüfen lassen.
- Kennzahlen mit dem Berichtskatalog abgleichen.
- Freigabe durch die benannte Person einholen, schriftlich mit Datum.
- Freigegebene Fassung versionieren und ablegen.
Bestimmen Sie für jede Berichtsart, wer fachlich prüft und wer freigibt. Doppelte Freigaben verlängern den Lauf, fehlende Freigaben erzeugen Haftungsrisiken. Vermerken Sie Auflagen und Vorbehalte im Bericht, damit spätere Leser den Stand kennen.
Das Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) regelt im Prüfungsstandard IDW PS 450 die Grundsätze ordnungsmäßiger Erstellung von Prüfungsberichten. Diese Gliederung dient auch für interne Berichte als Orientierung. Legen Sie bei längeren Berichten eine Vertretung für die Freigabe fest, damit Fristen nicht reißen.
Nachvollziehbarkeit, Versionierung und Aufbewahrung
Jeder Bericht muss Monate später erklärbar bleiben. Dokumentieren Sie Berechnungsweg, Datenherkunft und jede Änderung an der Kennzahlendefinition. Datenexporte bewahren Sie mit derselben Sorgfalt auf wie den Bericht selbst.
Die Fristen regeln § 257 HGB und § 147 AO: zehn Jahre für Bücher, Abschlüsse und Lageberichte, acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für Handelsbriefe. Die Fristen gelten unabhängig davon, ob der Bericht auf Papier oder digital abgelegt wird.
Die Aufbewahrung auf Datenträgern ist zulässig, wenn die Daten während der Frist lesbar gemacht werden können und der Zugriff geschützt ist. Richten Sie Lese- und Schreibrechte nach Rollen ein und protokollieren Sie Zugriffe; die Grundlagen beschreibt der IT-Grundschutz des BSI. Klären Sie vor dem Versand, welche Fassung archiviert wird.
Kurzcheck vor dem Versand
- Adressat, Anlass und Zweck im Berichtskopf genannt?
- Stichtag, Berichtszeitraum und Währung eindeutig?
- Kennzahlen mit Quelle und Berechnungsweg hinterlegt?
- Fachliche Prüfung und Freigabe mit Name und Datum dokumentiert?
- Archivfassung festgelegt und Zugriff beschränkt?
Häufige Fragen
Wie viele Empfänger sollte ein Bericht haben?
Ein Bericht hat einen Hauptadressaten und benannte Verteiler. Jeder zusätzliche Empfänger erhöht Prüf- und Freigabeaufwand.
Woran erkennt man eine zu geringe Detailtiefe?
Wenn Zahlen ohne Definition, Quelle oder Stichtag erscheinen. Wenn Abweichungen ohne Ursache und ohne Ansprechpartner bleiben.
Wer darf einen Bericht freigeben?
Die fachlich verantwortliche Person, im Regelfall die Bereichsleitung oder die Geschäftsführung. Die Freigabe erfolgt schriftlich mit Datum und Versionsstand.
Wie lange müssen Berichte aufbewahrt werden?
Bücher, Abschlüsse und Lageberichte zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre, Handelsbriefe sechs Jahre. Interne Auswertungen richten sich nach den Vorgaben von Revision und Datenschutz.
Muss der Bericht im Original aufbewahrt werden?
Nein, die Aufbewahrung auf Datenträgern ist zulässig, solange die Daten während der Frist lesbar gemacht werden können und der Zugriff geschützt ist. Maßgeblich sind § 257 HGB und § 147 AO.
