Datenerfassung
Teil von Wie baue ich Berichte für Entscheidungen auf? Struktur, Umfang und Prüfschritte vor der Freigabe
Berichtsstand prüfen und freigeben vor der Weitergabe
Berichtsstand prüfen und freigeben: Prüfschritte, Freigabeprotokoll, Verantwortlichkeiten nach ISO 9001 und IDW sowie Nachweispflichten nach § 146 AO.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Jeder Berichtsstand wird vor der Weitergabe gegen feste Prüfpunkte abgeglichen: Vollständigkeit, Richtigkeit, Konsistenz, Stetigkeit, Plausibilität.
- Jeder Abschnitt erhält einen eigenen Prüfstatus, ein Pauschalvermerk für den gesamten Bericht reicht nicht.
- Rückfragen und Antworten werden mit Datum im Freigabeprotokoll festgehalten.
- Freigabeberechtigte, Qualitätsmanagement-Beauftragter und Interne Revision haben getrennte Rollen.
- Maßstab sind die Freigabekriterien nach ISO 9001 und die Nachweispflichten der Prüfungsstandards des IDW.
Prüfliste je Berichtsstand anlegen
Lege für jeden Berichtsstand eine Zeile je Prüfpunkt an. Bewährte Spalten sind Prüfpunkt, erwarteter Umfang, Ergebnis, offene Rückfrage, Prüfstatus und Verteilerkreis. Notiere zuerst das Datum des Berichtsstands, danach das Datum jeder Prüfung. So bleibt nachvollziehbar, welcher Stand wann welchen Zustand hatte.
Als Vorbild für den Aufbau eines solchen Prüfvermerks dienen die Qualitätsberichte des Statistischen Bundesamts. Sie dokumentieren Kennzahlen mit methodischen Erläuterungen und Hinweisen zur Datenqualität (Qualitätsberichte des Statistischen Bundesamts).
Vollständigkeit, Konsistenz, Stetigkeit prüfen
Die Vollständigkeitsprüfung zählt erwartete Module, Vordrucke und Datenpunkte. Fehlt ein Modul, bleibt der Prüfstatus offen, unabhängig von der Qualität der übrigen Teile.
Die Konsistenzprüfung gleicht den logischen Zusammenhang zwischen den Berichtsteilen ab. Stammdaten müssen zu den Kopfzeilen passen, Summen zu den Einzelpositionen, Vorjahreswerte zur Fortschreibung.
Die Stetigkeitsprüfung betrachtet die Zeitreihe. Ein Sprung gegenüber dem Vormonat ist nicht automatisch ein Fehler, braucht aber eine Begründung im Prüfvermerk. Ungeprüfte Teile bleiben nach der Freigabe sichtbar ungeprüft.
Verantwortlichkeiten nach ISO 9001 und IDW
ISO 9001 fordert in Abschnitt 8.6, dass die Freigabekriterien erfüllt sind und die freigebende Person dokumentiert wird. Abschnitt 7.5 verlangt dokumentierte Information als Nachweis. Der Berichtsverantwortliche liefert Stand und Rückfragen, die freigabeberechtigte Person setzt den Status.
Welche Aufgaben üblicherweise beim Qualitätsmanagement-Beauftragten liegen, beschreibt die DIHK auf der Seite zum Qualitätsmanagement-Beauftragten. Die Interne Revision prüft den Freigabeprozess anschließend auf Wirksamkeit.
Die Prüfungsstandards des IDW verlangen für jedes Prüfungsurteil dokumentierte Nachweise; IDW PS 300 regelt die Prüfungsnachweise im Rahmen der Abschlussprüfung. Für Buchführungsdaten gilt zusätzlich § 146 AO zu den Anforderungen an Buchführung und Aufzeichnungen: vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet.
Freigabe in fünf Schritten
- Berichtsstand einfrieren: Version und Stichtag notieren, Datenabzug gegen Änderungen sperren.
- Vollständigkeit zählen und Konsistenz abgleichen: Module und Vordrucke gegen die Lieferung stellen, Stammdaten und Summen mit den Vorjahreswerten abstimmen.
- Stetigkeit prüfen: Zeitreihe ansehen, Abweichungen begründen oder den Stand zurückstellen.
- Rückfragen klären: Frage, Datum, Antwort und Ergebnis ins Protokoll schreiben.
- Freigeben: Prüfstatus setzen, Versionsvermerk ergänzen und den Verteiler erst jetzt erweitern.
Beispielhaftes Freigabeprotokoll
Das folgende Protokoll ist ein selbst erstelltes Beispiel, keine Vorgabe einer Behörde oder eines Unternehmens. Angenommen wird ein interner Bericht zum Stand 31.03.2025, Version V1.2, mit drei erwarteten Modulen.
| Prüfpunkt | Ergebnis | Offene Rückfrage | Prüfstatus | Verteiler |
|---|---|---|---|---|
| Vollständigkeit Module A, B, C | Modul B fehlt, 0 von 3 Datensätzen | Vertrieb: Liefertermin Modul B? | in Prüfung | Controlling, Interne Revision |
| Eingang Antwort 02.04.2025 | Nachlieferung zugesagt bis 03.04.2025 | entfällt | in Prüfung | unverändert |
| Abschluss 03.04.2025 | vollständig, alle 3 Module mit Soll-Ist-Abgleich | entfällt | freigegeben | Controlling, Revision, Vorstand |
Der Versionsvermerk lautet danach: V1.2 freigegeben am 03.04.2025, V1.1 verworfen.
Häufige Fragen
Woran erkenne ich, dass ein Berichtsstand nicht weitergegeben werden darf?
Ein offener Prüfpunkt genügt. Fehlt ein Modul oder bleibt eine Rückfrage unbeantwortet, lautet der Status in Prüfung, und der Verteiler bleibt unverändert.
Warum reicht ein Prüfstatus für den gesamten Bericht nicht aus?
Weil Abschnitte unterschiedlich weit geprüft sind. Ein Abschnitt kann rechnerisch stimmen, während ein anderer noch auf eine Lieferung wartet. Führe den Status je Abschnitt.
Muss ich jede Rückfrage schriftlich festhalten?
Ja, sonst fehlt der Nachweis, warum sich ein Prüfstatus geändert hat. Eine Protokollzeile mit Datum, Frage, Antwort und Ergebnis genügt.
Wer darf freigeben?
Die freigabeberechtigte Person laut Organisationsanweisung. Der Berichtsverantwortliche liefert den Stand, der Qualitätsmanagement-Beauftragte überwacht den Prozess, die Interne Revision prüft ihn unabhängig.