Exportbericht auswerten und Fehlerzusammenfassung prüfen

Das Wichtigste auf einen Blick

• Der Exportbericht nennt Status, Zeitpunkt, Starter und Datenstand eines Laufs.
• Die Fehlerzusammenfassung stellt exportierte und nicht exportierte Objekte gegenüber.
• Häufige Fehlerarten: Format, Zeichensatz, Pflichtfelder, Schlüssel, Berechtigungen.
• Jede Fehlerzeile erhält eine dokumentierte Entscheidung, etwa nachladen oder akzeptieren.
• Vorbilder für dokumentierte Prüfungen liefern die Qualitätsberichte des Statistischen Bundesamts und der IT-Grundschutz des BSI.

Was ein Exportbericht an Angaben liefert

Jeder Exportlauf hinterlässt einen Bericht oder ein Protokoll. Er beantwortet vier Fragen: Welcher Lauf war es, wann lief er, wer hat ihn gestartet, und welcher Datenstand wurde gelesen. Notieren Sie diese Metadaten zuerst. Ohne Lauf-ID und Zeitstempel lässt sich ein fehlender Satz später kaum zuordnen.

Achten Sie darauf, wer den Bericht öffnen darf. Häufig ist nur ein kleiner Personenkreis berechtigt, teils nur der Startende des Exports. Legen Sie deshalb vorab fest, wer prüft und wer vertritt. Sonst hängt die Kontrolle an einer einzigen Person.

Fehlerarten in der Fehlerzusammenfassung

Fehlerzeilen tragen mindestens drei Angaben: betroffenes Konto oder Objekt, einen Verweis auf die zugehörige Archivdatei und die Fehlerzusammenfassung. Diese Zusammenfassung nennt die Zahl der exportierten und der nicht exportierten Objekte. Ein aufklappbarer Bereich zeigt bei Bedarf die einzelnen Dateien.

Ordnen Sie jeden Eintrag einer Fehlerart zu:

• Formatfehler: Datum, Dezimaltrennzeichen oder Währungsformat passen nicht zum Zielsystem.
• Zeichensatzfehler: Umlaute und Sonderzeichen brechen ab, weil Quell- und Zielkodierung abweichen.
• Pflichtfeld- und Typprüfungsfehler: Ein Feld ist leer, zu lang oder hat den falschen Datentyp.
• Schlüsselfehler: Ein Schlüssel fehlt oder tritt doppelt auf.
• Abbruchfehler: Zeitüberschreitung, Sperre oder fehlende Berechtigung beenden den Lauf vorzeitig.

Prüfschritte für die Auswertung

Arbeiten Sie die Punkte in dieser Reihenfolge ab.

1. Metadaten sichern: Lauf-ID, Zeitstempel, Starter und Datenstand in ein Prüfprotokoll übernehmen.
2. Soll und Ist vergleichen: Erwartete Datensatzzahl aus dem Quellsystem gegen die Zahl im Bericht stellen.
3. Fehlerzusammenfassung lesen: Nicht exportierte Objekte zählen und jeder Zeile eine Fehlerart zuweisen.
4. Stichprobe ziehen: Einige fehlerfreie und fehlerhafte Datensätze im Zielsystem öffnen und feldweise gegen die Quelle prüfen.
5. Entscheidung dokumentieren: Für jede Zeile festhalten, ob nachgeladen, korrigiert oder bewusst akzeptiert wird, mit Begründung und Datum.

Weicht die Ist-Zahl ab, ist die Ursache zu klären, bevor der Lauf als abgeschlossen gilt.

Fehlerzeile auswerten: ein Beispiel

Das folgende Schema ist ein eigenes Arbeitsblatt, keine Vorgabe eines Herstellers. Es hält die Berichtsfelder an einer Stelle fest und erzwingt eine Entscheidung je Zeile.

Feld	Beispiel	Prüffrage
Lauf	Export 2024-06-14, 03:00	Stimmt der Zeitpunkt mit dem geplanten Lauf überein?
Starter	Dienstkonto etl_03	Ist das Konto für diesen Export berechtigt?
Umfang	12.480 Sätze exportiert, 12.502 erwartet	Woher stammt die erwartete Zahl?
Fehlerzusammenfassung	22 Objekte nicht exportiert	Welche Fehlerart dominiert?
Entscheidung	nachladen	Wer stößt den Nachlauf an, bis wann?

Die Zahlen im Beispiel sind gesetzt, nicht gemessen. Sie zeigen nur, wie die Prüfung aussieht.

Dokumentation, Sicherheit und Werkzeuge

Ein geprüfter Export ist erst dann fertig, wenn die Prüfung nachvollziehbar festgehalten ist. Die Qualitätsberichte des Statistischen Bundesamts zeigen, wie Kennzahlen, Erhebungsweg und Prüfschritte dokumentiert werden. Das Muster lässt sich auf betriebliche Exporte übertragen. Für Sicherung, Archivierung und kontrollierte Exporte beschreibt der IT-Grundschutz des BSI passende Bausteine und Maßnahmen.

Wollen Sie Exporte regelmäßig auswerten, hilft ein Analysewerkzeug. Microsoft beschreibt im Überblick zu Power BI ein Werkzeug für Berichte und Dashboards, das Daten aus verschiedenen Quellen zusammenführt. Legen Sie vorher fest, welche Kennzahlen dort stehen: Datensatzzahl je Lauf, Fehlerobjekte nach Fehlerart und Zeit bis zum erfolgreichen Nachlauf.

Häufige Fragen

Was ist der wichtigste Wert im Exportbericht?

Die Fehlerzusammenfassung mit der Zahl der nicht exportierten Objekte. Sie entscheidet, ob eine Prüfung abgeschlossen ist oder ein Nachlauf nötig wird.

Muss ich jeden Fehler nachladen?

Nein. Nicht exportierte Objekte können bewusst akzeptiert werden, etwa gelöschte oder gesperrte Akten. Halten Sie die Begründung schriftlich fest.

Reicht die Fehlerzusammenfassung als Prüfung?

Nein. Sie zeigt nur Zahlen. Ob ein exportierter Datensatz inhaltlich korrekt ist, klärt erst die Stichprobe gegen das Quellsystem.

Wie oft sollte ich Exportberichte prüfen?

Nach jedem Lauf mit Fehlermeldung, mindestens aber in einem festen Rhythmus, den Sie im Prüfprotokoll festhalten.