Datenerfassung
Teil von Datenquellen verknüpfen Leitfaden für Schnittstellen, Formate und Prüfschritte
Exportformate zuordnen: vCard, JSON, MP4 und Archivdateien im Überblick
Exportformate für betriebliche Daten: vCard, JSON, MP4, ZIP und TGZ zuordnen, Feldnamen prüfen und Exporte für Auswertungen und Ablage richtig ablegen.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Das Exportformat richtet sich nach dem Datentyp und dem Auswertungsziel, nicht nach dem Werkzeug, das den Export startet.
- Kontakte gehen als vCard, strukturierte Felder und Metadaten als JSON.
- Bewegtbild läuft als MP4 mit H.264 und AAC, Dateisammlungen als ZIP oder TGZ.
- Für Auswertungen zählen Feldnamen, Einheiten und Vollständigkeit mehr als die Dateiendung.
- Begleitdateien gehören mit in die Ablage, damit Berichte später reproduzierbar bleiben.
Formate als erster Schritt der Datenerfassung
In betrieblichen Auswertungen entscheidet der Export über die Datenqualität. Wer Kontakte, Messreihen oder Videomitschnitte weitergibt, legt mit dem Format fest, welche Felder überhaupt ankommen. Die Dateiendung nennt den Typ nur grob. Verlässlicher ist die registrierte Medienart, etwa text/vcard oder application/json, die die Internet Assigned Numbers Authority führt.
Behörden dokumentieren, wie aus Rohdaten belastbare Berichte werden. Das Statistische Bundesamt beschreibt in seinen Qualitätsberichten Angaben zu Erhebung, Genauigkeit und Vergleichbarkeit der veröffentlichten Daten. Wer Exporte an eine Berichtsschicht übergibt, prüft diese Angaben gegen die eigene Quelle.
vCard, JSON und die Verknüpfung von Datensätzen
vCard ist das Austauschformat für Kontakte. Version 4.0 steht in RFC 6350, die Medienart lautet text/vcard. Ältere Adressbücher nutzen vCard 3.0 nach RFC 2426. Beide Fassungen überstehen den Wechsel zwischen E-Mail-Programm, Smartphone und Kundenverwaltung meist ohne Zusatzschritt.
JSON transportiert strukturierte Felder als Name-Wert-Paare und verschachtelte Listen. Die Syntax ist in RFC 8259 festgehalten, die Medienart heißt application/json. In Exporten tritt JSON an zwei Stellen auf: als Begleitdatei für Angaben, die nicht in der Originaldatei stehen, und als Übergabe an Analysewerkzeuge.
Damit Werkzeuge Felder gleich deuten, braucht es eindeutige Festlegungen. Das Deutsche Institut für Normung erläutert unter dem Stichwort SMART Standards, wie Normen selbst maschinenlesbar werden. Wer nur die vCard überträgt, verliert die Zusatzangaben aus der JSON-Datei.
MP4 und Archivformate in der Praxis
MP4 ist ein Container, kein Kompressionsverfahren. Er nimmt eine Bildspur und eine Tonspur auf, verbreitet sind H.264 für das Bild und AAC für den Ton. Der Container ist in ISO/IEC 14496-14 genormt, die Medienart video/mp4 führt IANA. Für Schulungsvideos und Screencasts genügt MP4, weil Player und Präsentationssoftware es direkt öffnen.
Archive bündeln viele Dateien zu einer Übergabe. ZIP öffnen Windows, macOS und gängige Packprogramme ohne Zusatzsoftware; das Format ist in ISO/IEC 21320-1 als Dokumentcontainer beschrieben. TGZ ist ein tar-Archiv mit gzip-Packung, gzip steht in RFC 1952.
Sobald Exporte personenbezogene Daten enthalten, kommen Sicherheitsanforderungen hinzu. Der IT-Grundschutz des BSI beschreibt, wie solche Dateien übertragen und abgelegt werden. Ein Video, das nur angesehen wird, bleibt MP4; sollen Einzelbilder weiterverarbeitet werden, braucht der Export zusätzlich ein Bildformat.
Zuordnung nach Datentyp und Auswertungsziel
Die Tabelle ordnet Datentyp, Format, Regelwerk und Einsatz einander zu. Sie ersetzt keine Prüfung im Zielsystem, erleichtert aber die erste Auswahl.
| Datentyp | Format | Regelwerk und Registry | Einsatz in der Auswertung |
|---|---|---|---|
| Kontakte und Adressbücher | vCard 4.0 | RFC 6350, Medienart text/vcard | Umzug zwischen E-Mail-Programm, Smartphone und Kundenverwaltung |
| Strukturierte Felder und Metadaten | JSON | RFC 8259, Medienart application/json | Übergabe an Auswertungen und Verknüpfung mit Stammsätzen |
| Video mit Ton | MP4 mit H.264 und AAC | ISO/IEC 14496-14, Medienart video/mp4 | Schulungsvideo, Screencast, Webplayer |
| Dateisammlung für Windows und macOS | ZIP | ISO/IEC 21320-1 | Weitergabe an Dritte, Ablage im Projektordner |
| Dateisammlung für Unix-Werkzeuge | TGZ aus tar und gzip | RFC 1952 für gzip | Sicherung auf Servern, Weitergabe an Administratoren |
Aufbewahrung und Reproduzierbarkeit
Exporte landen oft in Ablagen, die über Jahre bestehen. Für steuerlich relevante Unterlagen nennt Paragraf 147 AO die Aufbewahrungspflichten und verlangt, dass gespeicherte Daten lesbar gemacht werden können. Wer Archivdatei und Begleitdatei trennt, kann eine Auswertung später nicht mehr nachvollziehen.
In fünf Schritten zum passenden Format
- Datentyp bestimmen: Kontakt, Metadaten, Bewegtbild oder Dateisammlung.
- Auswertungsziel festlegen: Anzeige, Verknüpfung oder Weiterverarbeitung.
- Regelwerk nachschlagen: RFC, ISO-Norm oder Medienart bei IANA.
- Begleitdatei mitnehmen: die JSON-Datei neben der Originaldatei sichern.
- Stichprobe öffnen: Feldnamen, Einheiten und Trennzeichen kontrollieren.
Häufige Fragen
Welches Format eignet sich für Kontakte?
vCard. Die Medienart text/vcard ist bei IANA registriert, Version 4.0 steht in RFC 6350.
Wann ist JSON die richtige Wahl?
Wenn Felder strukturiert weitergegeben werden sollen oder Zusatzangaben getrennt von der Originaldatei anfallen, etwa für die Verknüpfung mit anderen Datensätzen.
Was unterscheidet ZIP von TGZ?
ZIP öffnen die meisten Betriebssysteme direkt. TGZ ist ein tar-Archiv mit gzip-Packung und verlangt je nach Installation ein Zusatzprogramm.
Ersetzt ein Dateiformat eine DIN-Norm?
Nein. Das Format beschreibt die Datei, die Norm beschreibt Verfahren und Prüfschritte rund um Erfassung und Übergabe.
Wie viele Formate sollte ein Export umfassen?
So wenige wie möglich, aber so viele wie nötig: eine Originaldatei, eine Begleitdatei für Zusatzfelder und bei Bedarf ein Archiv für die Ablage.