Datenerfassung
Teil von Datenqualität Kennzahlen: Prüfkriterien für auffällige Werte
Plausibilitätsprüfung von Kennzahlen im Zeitverlauf, Peer-Group-Vergleich und Stetigkeit
Plausibilitätsprüfung von Kennzahlen: Zeitverlauf, Peer-Group-Vergleich und Stetigkeit prüfen, Schwellenwerte festlegen und Prüfergebnisse dokumentieren.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Die Zeitverlaufsprüfung vergleicht eine Kennzahl mit ihren eigenen Vorperioden.
- Der Peer-Group-Vergleich stellt sie Werten vergleichbarer Einheiten gegenüber.
- Die Stetigkeitsprüfung achtet auf Datenpunktanzahl, Methodikwechsel und Revisionen.
- Schwellenwerte sind verfahrensabhängig und werden intern festgelegt.
- Eine feste Prüfreihenfolge macht jeden Auslöser nachvollziehbar.
Prüfstufe 1: Zeitverlauf
Der erste Schritt vergleicht eine Kennzahl mit ihren eigenen Vorperioden. Übliche Bezugsgrößen sind Vormonat, Vorquartal und Vorjahresmonat. Die Grenze, ab der eine Abweichung eine Klärung auslöst, legen Sie intern fest.
Wie eine dokumentierte Prüfung aufgebaut ist, zeigt das Statistische Bundesamt in seinen Qualitätsberichten. Beobachtung, Grenze, Klärung und Ergebnis gehören in ein Prüfprotokoll.
Beispiel: Die Umsatzrendite eines Baustoffhändlers liegt im Januar bei 8,2 Prozent, im Februar bei 8,4 Prozent und im März bei 9,1 Prozent. Bei einer Grenze von 0,5 Prozentpunkten zum Vormonat löst der März eine Klärung aus. Ein Auslöser ist kein Fehler, sondern ein Prüfauftrag.
Prüfstufe 2: Peer-Group-Vergleich
Im zweiten Schritt vergleichen Sie die Kennzahl mit Werten vergleichbarer Einheiten. Als Referenz dient eine selbst gepflegte Gruppe von fünf bis zehn Betrieben mit ähnlichem Geschäftsmodell, ähnlicher Größe und ähnlicher Region.
Beispiel: Der Lagerumschlag eines Baustoffhändlers beträgt 6,4. Fünf vergleichbare Betriebe liegen zwischen 4,1 und 7,8. Der Wert liegt innerhalb der Spannweite, eine Klärung ist nicht erforderlich.
Für europäische Branchenvergleiche liefert die Eurostat-Datenbank harmonisierte Statistiken nach Wirtschaftszweigen. Prüfen Sie vor dem Vergleich, ob Abgrenzung, Bezugsjahr und Berechnungsweise übereinstimmen. Weicht ein Wert ab, klären Sie zuerst strukturelle Unterschiede wie Sortiment oder Bilanzierung.
Prüfstufe 3: Stetigkeit und Revisionen
Der dritte Schritt prüft, ob sich Datenbasis, Methodik und Datenpunktanzahl zwischen Perioden verändert haben. Sinkt die Zahl der Datenpunkte für die Forderungslaufzeit von 120 auf 98, weil ein Kunde auf elektronische Rechnungsstellung umgestellt hat, ist diese Veränderung erklärbar. Sie ist kein Fehler, aber dokumentationspflichtig.
Ein zweites Kriterium sind Revisionen bereits veröffentlichter Werte. Eurostat regelt in seiner Revisionspolitik, wann und wie Daten nachträglich korrigiert werden. Übertragen auf betriebliche Berichte heißt das: Jede nachträgliche Änderung erhält ein Datum und eine Begründung. Stetigkeit ist keine Gleichförmigkeitspflicht, sondern ein Hinweis auf beabsichtigte oder unbeabsichtigte Änderungen.
Schwellenwerte und feste Prüfreihenfolge
Allgemeingültige Schwellenwerte lassen sich nicht aus einer Quelle ableiten. Eurostat definiert für seine Statistiken Validierungsregeln zu Vollständigkeit, Wertebereichen und Konsistenz (Datenvalidierung bei Eurostat). Für betriebliche Kennzahlen übersetzen Sie diese Kriterien in eigene Grenzen.
Drei Bezugsgrößen haben sich bewährt:
Schwellenwerte
- Prozentuale Abweichung zum Vorwert, häufig 10 bis 20 Prozent.
- Vielfaches der Standardabweichung der letzten zwölf Perioden, üblich sind zwei bis drei Sigma.
- Abstand zum Median der Peer-Group, etwa das 1,5-Fache des Interquartilsabstands.
Legen Sie die Grenze je Kennzahl fest und begründen Sie sie schriftlich. Die Reihenfolge bleibt fest: erst Zeitverlauf, dann Peer-Group, dann Stetigkeit. So erscheint eine strukturelle Änderung nicht als Datenfehler.
Prüfschema für einen Baustoffhändler:
Prüfreihenfolge
| Stufe | Kennzahl | Beobachtung | Auslöser | Ergebnis |
|---|---|---|---|---|
| 1 Zeitverlauf | Umsatzrendite März | 9,1 Prozent nach 8,4 Prozent im Februar | Abweichung über 0,5 Prozentpunkte | Klärung ausgelöst |
| 2 Peer-Group | Lagerumschlag | 6,4 bei Spannweite 4,1 bis 7,8 | Wert innerhalb der Spannweite | keine Klärung |
| 3 Stetigkeit | Datenpunkte Forderungslaufzeit | 98 statt 120 | Änderung der Datenpunktanzahl | erklärte Änderung |
Die Grenzen im Schema sind Beispiele. Sie gelten nicht branchenübergreifend und müssen je Kennzahl bestimmt werden.
Grenzen der Übertragung
Die Kriterien stammen aus dem amtlichen und bankaufsichtlichen Meldewesen. Dort sind sie für meldepflichtige Institute verbindlich. Für betriebliche Kennzahlen sind sie eine übertragene Prüfmethodik, keine Rechtsvorgabe.
Der Peer-Group-Vergleich ist nur so belastbar wie die Auswahl der Vergleichsgruppe. Betriebe aus anderen Branchen liefern keine sinnvollen Referenzwerte. Die amtliche Abgrenzung von Unternehmen, Betrieben und Wirtschaftszweigen regelt das Statistische Unternehmensregister.
Häufige Fragen
Wie oft sollte ich Kennzahlen auf Plausibilität prüfen?
Zu jedem Berichtsstichtag, an dem die Kennzahl verwendet wird. Für Monatsberichte heißt das monatlich, für Jahresabschlüsse jährlich. Zusätzliche Prüfungen sind bei ungewöhnlichen Werten sinnvoll.
Ein Wert schwankt stark, die Vergleichsgruppe ähnlich. Was folgt daraus?
Möglicherweise ist die Schwankung branchentypisch. Die Prüfung der Stetigkeit zeigt zusätzlich, ob die Datenbasis unverändert ist. Führen Sie die Klärung in der festen Reihenfolge durch und dokumentieren Sie das Ergebnis.
Welche Schwellenwerte sind verbindlich?
Keine allgemeine Quelle schreibt Schwellenwerte für betriebliche Kennzahlen vor. Übliche Orientierungen sind 10 bis 20 Prozent Abweichung zum Vorwert und zwei bis drei Standardabweichungen. Legen Sie die Grenze je Kennzahl fest.
Sind Peer-Group-Daten aus öffentlichen Quellen zulässig?
Ja, wenn Quelle, Abgrenzung und Berechnungsweise dokumentiert sind. Die Eurostat-Datenbank liefert harmonisierte Branchendaten. Für interne Prüfungen genügt oft eine kleine, selbst gepflegte Vergleichsgruppe.
