Datenerfassung
Teil von Datenqualität Kennzahlen: Prüfkriterien für auffällige Werte
Wie dokumentiere ich wiederkehrende Datenfehler nachvollziehbar?
Wiederkehrende Datenfehler dokumentieren: fünf Pflichtfelder, fünf Schritte und der Rahmen aus DIN ISO 8000 und BSI IT-Grundschutz für Ihr Fehlerprotokoll.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Fünf Pflichtfelder je MeldungFehlerklasse, Kriterium, Zuständigkeit, Korrektur und Nachweis.
- Jeden Fehler am Tag der Entdeckung mit Zeitstempel, System und Datensatz-ID erfassen.
- Ab der zweiten gleichen Meldung als Muster mit fester Nummer weiterführen.
- DIN ISO 8000 und der IT-Grundschutz des BSI rahmen Protokoll und Aufbewahrung.
- Ohne Nachweis gilt ein Fehler als offen, auch wenn er behoben wurde.
Von der Einzelmeldung zum Muster
Ein Datenfehler wird am Tag seiner Entdeckung erfasst, mit Datum, Uhrzeit, betroffenem System und Datensatz-ID. Fehlt der Zeitstempel, lässt sich später nicht belegen, wann der Fehler auftrat.
Von der Einzelmeldung zum Muster
- Fehler entdeckt: Datum, Uhrzeit, System, Datensatz-ID
- Erfassung durch meldende Person
- Freigabe und Musternummer durch Datenmanagement
- Erneuter Fehler: bestehende Musternummer, neuer Zeitstempel
- Zählung ergibt Wiederholungsquote und Ursache
Zuständig für die Erfassung ist, wer den Fehler bemerkt. Die Freigabe der Meldung liegt beim Datenmanagement, das auch die Musternummer vergibt.
Trifft derselbe Fehler erneut auf, entsteht keine neue Beschreibung. Die Meldung erhält die bestehende Musternummer und einen neuen Zeitstempel. Aus dieser Zählung ergeben sich Wiederholungsquote und Ursache.
Wiederkehrende Meldungen deuten fast immer auf eine Prozessursache, etwa einen instabilen Import oder eine fehlende Pflichtfeldprüfung. Einzelmeldungen ohne Musterbezug verschwinden dagegen im Postfach.
Fünf Schritte von der Erfassung bis zum Nachweis
Die Reihenfolge ist verbindlich. Die Schritte eins bis vier gehören an den Fehlertag, Schritt fünf folgt spätestens am nächsten Werktag.
- ErfassenDatum, Uhrzeit, System, Datensatz-ID und meldende Stelle notieren, dazu eine Fehlerbeschreibung in einem Satz.
- EinordnenFehlerklasse vergeben und dem passenden Datenqualitätskriterium zuordnen.
- Zuständig macheneine Person benennen, die die Meldung bis zum Abschluss führt, mit Vertretung.
- Korrigierenzuerst den Datensatz bereinigen, danach die Ursache beheben, beide Zeitpunkte festhalten.
- NachweisenTicket, Log oder Abfrage verknüpfen und den Abschluss schriftlich bestätigen.
Im bankaufsichtlichen Meldewesen der Deutschen Bundesbank gelten fünf Kriterien für die Datenqualität: Pünktlichkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit und Konsistenz, Stetigkeit sowie Plausibilität. Für ein internes Protokoll genügt die Zuordnung zu einem dieser Kriterien, damit sich Muster nach Art des Problems sortieren lassen.
Pflichtfelder der Fehlermeldung
Jede Meldung beantwortet fünf Fragen: Was ist passiert? Welches Kriterium ist betroffen? Wer ist zuständig? Was wurde getan? Woran ist das belegt?
| Pflichtfeld | Inhalt | Beispiel |
|---|---|---|
| Fehlerklasse | Kurzname des Musters | Doppelter Datensatz im Lagerbestand |
| Kriterium | Zuordnung nach Datenqualität | Richtigkeit und Konsistenz |
| Zuständigkeit | Name, Bereich, Vertretung | Buchhaltung, Kreditoren |
| Korrektur | Bereinigung und Ursachenbehebung mit Datum | Duplikat entfernt, Importprüfung ergänzt |
| Nachweis | Ticket, Log, Abfrage | Ticket 4711, Log vom 10.03.2025 |
Pflichtfeld heißt: Fehlt ein Eintrag, gilt die Meldung als unvollständig und wird nicht abgeschlossen. Offene Meldungen werden in einem festen Termin geprüft, zum Beispiel montags.
Normen und IT-Grundschutz als Rahmen
DIN ISO 8000 beschreibt Anforderungen an Datenqualität und an den Austausch von Stammdaten zwischen Partnern. Wer die Norm im Protokoll vermerkt, macht Meldungen über Systemgrenzen hinweg vergleichbar. Wie eine Norm entsteht, beschreibt din.de in Alles über DIN-Normen.
Für die technische Seite des Protokolls gilt der IT-Grundschutz des BSI. Er enthält Bausteine und Maßnahmen zu Datensicherung, Archivierung und kontrollierten Exporten. Daran richten sich Zugriffsrechte und Aufbewahrungsfristen für das Fehlerprotokoll aus.
Hinweise zu Datensicherheit und zur Dokumentation von Datenfehlern bündelt das BSI in seinen Informationen und Empfehlungen.
Häufige Fragen
Müssen alle fünf Pflichtfelder ausgefüllt werden?
Ja. Fehlt ein Feld, ist die Meldung für spätere Auswertungen nicht belastbar. Bei unbekannter Zuständigkeit wird das Feld mit dem Eingangsdatum und der suchenden Stelle gefüllt.
Sind die fünf Datenqualitätskriterien verbindlich?
Nein. Sie stammen aus dem bankaufsichtlichen Meldewesen und gelten dort für meldepflichtige Institute. Für ein internes Protokoll sind sie ein Ordnungsraster, keine gesetzliche Pflicht.
Wie lange bewahre ich Fehlermeldungen auf?
Legen Sie die Frist schriftlich fest, bevor der erste Fall eintritt, und richten Sie sich nach den Maßnahmen aus dem IT-Grundschutz.
Woran erkenne ich, ob ein Muster vorliegt?
Zwei Meldungen mit derselben Ursache und demselben Kriterium bilden ein Muster. Sie erhalten eine gemeinsame Musternummer, jede Einzelmeldung behält ihren Zeitstempel.
