Kennzahlen für einen Bericht auswählen und belegen

Das Wichtigste auf einen Blick

Kriterien, nach denen eine Kennzahl bestehen bleibt

Wählen Sie Kennzahlen nicht nach Verfügbarkeit, sondern nach Steuerungsrelevanz. Eine Kennzahl gehört in den Bericht, wenn sie eine Aussage zur Vermögens-, Finanz- oder Ertragslage stützt. Zahlen ohne Adressat bleiben im internen Reporting.

Der Lagebericht verlangt nach § 289 Absatz 1 Satz 3 HGB die für die Geschäftstätigkeit bedeutsamsten finanziellen Leistungsindikatoren. Maßgeblich ist die Steuerungsfunktion, nicht die Anzahl. Eine Kennzahl ohne Verbindung zu ausgewiesenen Beträgen sollte gestrichen werden.

Bei großen Kapitalgesellschaften nach § 267 Absatz 3 HGB kommen nach § 289 Absatz 3 HGB wesentliche nichtfinanzielle Indikatoren hinzu, etwa Umwelt- und Arbeitnehmerbelange. Sie gehören nur in den Bericht, wenn Messmethode und Bezugsgröße belastbar sind.

Prüfen Sie zusätzlich die Periodenabgrenzung. Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung nach § 238 HGB verlangen eine Buchführung, die den Geschäftsjahrbezug herstellt. Eine Kennzahl über einen abweichenden Zeitraum braucht eine eigene Erläuterung.

Vergleichsmaßstab und Kennzahlenart festlegen

Jede Kennzahl braucht einen Vergleichsmaßstab. Drei Optionen sind üblich: der Vorjahreswert, die Planung und der Branchendurchschnitt.

Der Vorjahreswert ist aus dem Abschluss belegbar und kostet wenig Aufwand. Die Planung zeigt Zielabweichungen, ist aber nur intern belegt. Der Branchenwert liefert einen Außenvergleich, verlangt jedoch eine abgegrenzte Vergleichsgruppe.

Zwei Optionen stehen sich auch bei der Kennzahlenart gegenüber: absolute Werte und Verhältniszahlen. Absolute Werte zeigen das Volumen, Verhältniszahlen die Struktur. Wählen Sie je Steuerungsziel eine Leitkennzahl statt beider parallel.

Entscheiden Sie sich für einen Maßstab je Kennzahl und halten Sie ihn über die Perioden konstant. Ein Wechsel des Maßstabs verändert die Aussage und muss im Bericht erläutert werden.

Belege aus Destatis: Qualitätsbericht, Revision, Vergleichsgruppe

Das Statistische Bundesamt veröffentlicht zu jeder Erhebung einen Qualitätsbericht mit fester Gliederung: Zweck, Methode, Genauigkeit und Prüfschritte.

Die Qualitätsberichte des Statistischen Bundesamts eignen sich als Vorlage für die Dokumentation eigener Kennzahlenprüfungen.

Konjunkturindikatoren zeigen, warum der Bezugszeitraum zur Definition gehört. Destatis weist Saisonbereinigung und Revisionen getrennt aus. Eine nachträglich revidierte Zahl verändert den Vorjahresvergleich.

Die Definition und Revision der Konjunkturindikatoren ist dort gesondert dokumentiert.

Für Vergleichsgruppen hilft das Unternehmensregister. Es ordnet Unternehmen Wirtschaftszweigen zu und grenzt den Kreis möglicher Vergleichsunternehmen ab.

Das Statistische Unternehmensregister liefert diese Zuordnung.

Übertragen auf den eigenen Bericht: Jede Kennzahl erhält einen Kontrollvermerk mit Datum und Bearbeiter.

Interne Belege an ausgewiesene Beträge binden

Interne Belege kommen aus Sachkonten, Kostenstellenrechnungen, Anlagenbuchhaltung und Nebenrechnungen. Notieren Sie zu jeder Kennzahl die genaue Fundstelle, etwa eine Anhangangabe oder einen Kontennachweis. Eine Sammelangabe wie aus der Buchhaltung genügt nicht.

Die Tabelle ist ein Beispiel für ein fiktives Geschäftsjahr. Beträge und Konten dienen nur der Veranschaulichung.

Nach § 257 HGB sind Bücher, Jahresabschlüsse, Lageberichte und Buchungsbelege zehn Jahre aufzubewahren. Leiten Sie Kennzahlen aus Datenexporten ab, legen Sie Export und Auswertungsskript gemeinsam ab. Die Aufbewahrungsfristen nach § 257 HGB gelten auch für die Datengrundlage der Berichtskennzahlen.

Doppelungen und ungestützte Zusatzkennzahlen vermeiden

Vor der Aufnahme einer Kennzahl lohnt eine kurze Kontrolle:

Diese Kontrolle ist eine praktische Methode, keine gesetzliche Vorgabe. Fällt eine Kennzahl durch, ist der Verzicht die bessere Lösung.

Was IDW PS 350 verlangt

Prüfungsmaßstab für den Lagebericht ist IDW PS 350. Der Standard verlangt vom Abschlussprüfer, die Angaben des Lageberichts mit dem Jahresabschluss abzugleichen. Kennzahlen, die sich aus dem Abschluss ableiten lassen, sind damit an geprüfte Rechenwerke gebunden.

Für selbst berechnete Kennzahlen folgt daraus eine einfache Regel: Definition, Berechnungsweg und Datenquelle stehen im Bericht. Nur so kann ein Prüfer die Herleitung nachvollziehen. Der Prüfer beurteilt zudem, ob Chancen und Risiken vollständig dargestellt sind.

Häufige Fragen

Wie viele Kennzahlen gehören in einen Bericht?

Eine feste Anzahl gibt es nicht. § 289 Absatz 1 Satz 3 HGB verlangt die bedeutsamsten finanziellen Leistungsindikatoren, nicht eine vollständige Liste.

Wie belege ich eine Kennzahl ohne Entsprechung im Abschluss?

Dann streichen Sie sie oder führen sie als freiwillige Zusatzkennzahl mit eigener Definition und Datenquelle außerhalb des Pflichtteils.

Warum muss der Bezugszeitraum in der Definition stehen?

Saisonmuster, unterjährige Werte und Revisionen verzerren den Vergleich. Destatis weist Bezugszeitraum und Revisionen deshalb getrennt aus.

Welche Rolle spielt IDW PS 350 bei der Prüfung?

Der Standard regelt die Prüfung des Lageberichts. Danach beurteilt der Abschlussprüfer, ob die Berichtsangaben mit dem Jahresabschluss übereinstimmen.

Muss die Datengrundlage der Kennzahlen archiviert werden?

Ja. Lageberichte und Buchungsbelege sind zehn Jahre aufzubewahren. Datenexporte und Auswertungsskripte gehören in dieselbe Ablage.